rss

Huishoudelijk reglement

Informatie-uitwisseling en overleg.
De schepen, bevoegd voor cultuur zal op vraag van de culturele raad, mededeling geven van de agendapunten van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen die te maken hebben met de beleidsmateries waarover de raad adviesbevoegdheid heeft.
Wanneer de raad het nodig acht, vraagt hij de schepen van cultuur op hun vergadering voor verdere toelichting.
Wanneer het gemeentebestuur de culturele raad om advies vraagt, zal het bij de adviesvraag alle informatie voegen. Tevens hebben de leden van de raad het recht om inzage te nemen in alle documenten (en dossiers) die betrekking hebben op het dossier tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de gemeentesecretaris.

Wanneer de culturele raad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen kan hij steeds informatie opvragen aan het college van burgemeester en schepenen, dat deze informatie zal ter beschikking stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de adviesraad zullen binnen de dertig dagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mede te delen.

De culturele raad zal 6 maal per jaar samenkomen om informatie uit te wisselen en overleg te plegen. Indien de voorzitter of eender welk lid van de culturele raad dit nodig acht, kan een extra vergadering bijeen geroepen worden.

Advies vragen.
Het gemeentebestuur zal de adviesvragen steeds schriftelijk stellen met:
1) een duidelijke omschrijving van de concrete vraag
2) opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden
3) opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het gemeentebestuur. Het gemeentebestuur zal de culturele raad steeds minimaal een termijn van zes weken geven te rekenen vanaf de datum van aankomst van de adviesvraag bij de culturele raad. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan het gemeentebestuur deze termijn gemotiveerd inkorten. In onderlinge afspraak tussen de culturele raad en gemeentebestuur kan de termijn ook verlengd worden.

Advies uitbrengen.
De culturele raad zal de adviezen die hij uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan het gemeentebestuur en in de adviezen vermelding maken van:
1) de wijze waarop het advies tot stand kwam met duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden; 2) de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; 3) duidelijke weergave van het standpunt van de adviesraad met vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.

Beantwoorden van adviezen.
Het gemeentebestuur zal binnen een termijn van zes weken te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het gemeentebestuur toekwam een schriftelijk gemotiveerd antwoord op het advies bezorgen aan de erkende culturele raad.
Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het gemeentebestuur binnen de zes weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop definitief antwoord aan de culturele raad zal bezorgd worden.

Ondersteuning.
Er is administratieve en logistieke ondersteuning door de gemeentelijke diensten. Ook wordt er een ambtenaar ter beschikking gesteld voor het bijwonen van de vergaderingen van de culturele raad en het waarnemen van de secretariaatswerkzaamheden.
Op de gemeentelijke begroting is er een budget voorzien voor de financiering van de werking van de culturele raad. Deze begroting wordt jaarlijks herzien door het college van burgemeester en schepenen.

De culturele raad is eigenaar van een zichtrekening 068-2304396-91 bij Dexia Bank NV op naam van “Culturele raad Moerbeke”,
sinds 13-03-2003. Gemachtigden zijn voorzitter en ondervoorzitter van de culturele raad tot een bedrag van 600 Euro.
Boven dit bedrag zijn handtekeningen van beiden vereist. Eén maal per jaar dient het kasverslag te worden voorgelegd
aan de algemene vergadering.

Samenstelling en werking (rekening houdend met het decreet lokaal cultuurbeleid van 10 juli 2001).
Artikel 1.
Het nieuwe decreet, van kracht sedert 1 januari 2002, schrijft voor het adviesorgaan als volgt samen te stellen:
1) Afgevaardigden van private en publieke culturele organisaties, verenigingen en instellingen die een actieve werking kunnen
    aantonen binnen het grondgebied van de gemeente.
2) Personen die door de gemeenteraad worden aangewezen.
3) Personen die door de leden van de cultuurraad worden gecoöpteerd.
De verenigingen of personen melden hun interesse schriftelijk aan het adviesorgaan, die de kandidaten al dan niet opnemen in de cultuurraad. De kandidaat nieuwe verenigingen worden medegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen.. Het ledenaantal (inclusief voorzitter) mag 15 niet overschrijden. De bibliothecaris wordt bij decreet toegevoegd aan het adviesorgaan.
Mandatarissen worden bij decreet uitgesloten. De schepen van cultuur mag de vergadering steeds bijwonen als waarnemer.

Artikel 2.
De culturele raad kan derden ad hoc uitnodigen op één of meerdere vergaderingen.

Artikel 3.
De vergaderingen zijn niet openbaar ten einde de leden de grootste vrijheid te geven om punten te bespreken. Openbaarheid van de adviezen kan alleen via de gemeenteraad en op basis van het goedgekeurde verslag.

Artikel 4.
Het adviesorgaan kiest zelf de voorzitter. Eventuele kandidaten delen dit schriftelijk mede bij het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 5.
De deelnemende verenigingen duiden zelf hun vertegenwoordiger aan. Tegelijkertijd wordt ook de plaatsvervanger kenbaar gemaakt. De vertegenwoordiger zal bij afwezigheid zelf zijn vervanger afvaardigen.

Artikel 6.
De adviesraad zal op aanvraag van de voorzitter zes maal per jaar samenkomen om informatie uit te wisselen en overleg te plegen. Wanneer de voorzitter weigert een vergadering bijeen te roepen, dan kunnen minstens 1/3 van de leden schriftelijk een vergadering aan het gemeentebestuur aanvragen. De agenda wordt idealiter meegestuurd met de uitnodiging; leden kunnen evenwel ter zitting bijkomende punten ter bespreking vragen, desnoods op de agenda van de volgende vergadering laten plaatsen. Minimaal zal een culturele en activiteitenkalender worden samengesteld die tweemaandelijks zal verschijnen.

Artikel 7.
Regels over vervallen lidmaatschap van de stemgerechtigden van de raad.
Bij drie achtereenvolgende afwezigheden en/of verontschuldigingen van een gecoöpteerd persoon, vervalt zijn mandaat.
Bij drie achtereenvolgende afwezigheden en/of verontschuldiging van een vereniging zal deze worden aangeschreven met de vraag een nieuwe afgevaardigde aan te duiden.
Na opnieuw drie achtereenvolgende afwezigheden en/of verontschuldigingen, zal de vereniging bij de volgende vergadering ontslagen worden uit de raad.

Artikel 8.
Alle zetelende leden van de culturele raad worden minstens tien dagen op voorhand uitgenodigd op de volgende vergadering.

Artikel 9.
Verslag van elke vergadering zal samen met volgende uitnodiging meegestuurd worden naar alle zetelende leden en ter goedkeuring voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van de culturele raad. Het verslag moet minimaal de aanwezigen vermelden (aanwezig, verontschuldigd, afwezig). Het goedgekeurde verslag wordt ook aan de gemeenteraadsleden bezorgd.

Artikel 10.
Elk zetelend lid heeft het recht voorstellen te doen i.v.m. dit huishoudelijk reglement. Deze zullen naarmate de noodwendigheid met meerderheid tegen minderheid worden aangenomen en toegepast.