Huishoudelijk reglement
Informatie-uitwisseling en overleg.
De schepen, bevoegd voor cultuur zal op vraag van de culturele raad, mededeling
geven van de agendapunten van de vergaderingen van het college van burgemeester
en schepenen die te maken hebben met de beleidsmateries waarover de raad
adviesbevoegdheid heeft.
Wanneer de raad het nodig acht, vraagt hij de schepen van cultuur op hun
vergadering voor verdere toelichting.
Wanneer het gemeentebestuur de culturele raad om advies vraagt, zal het bij de
adviesvraag alle informatie voegen. Tevens hebben de leden van de raad het recht
om inzage te nemen in alle documenten (en dossiers) die betrekking hebben op het
dossier tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend
worden via de gemeentesecretaris.
Wanneer de culturele raad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen kan hij steeds informatie opvragen aan het college van burgemeester en schepenen, dat deze informatie zal ter beschikking stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de adviesraad zullen binnen de dertig dagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mede te delen.
De culturele raad zal 6 maal per jaar samenkomen om informatie uit te wisselen en overleg te plegen. Indien de voorzitter of eender welk lid van de culturele raad dit nodig acht, kan een extra vergadering bijeen geroepen worden.
Advies vragen.
Het gemeentebestuur zal de adviesvragen steeds schriftelijk stellen met:
1) een duidelijke omschrijving van de concrete vraag
2) opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever
moet rekening houden
3) opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het
gemeentebestuur. Het gemeentebestuur zal de culturele raad steeds minimaal een
termijn van zes weken geven te rekenen vanaf de datum van aankomst van de
adviesvraag bij de culturele raad. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille
van hoogdringendheid kan het gemeentebestuur deze termijn gemotiveerd inkorten.
In onderlinge afspraak tussen de culturele raad en gemeentebestuur kan de
termijn ook verlengd worden.
Advies uitbrengen.
De culturele raad zal de adviezen die hij uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen
aan het gemeentebestuur en in de adviezen vermelding maken van:
1) de wijze waarop het advies tot stand kwam met duidelijke opgave welke
betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden; 2) de argumentatie die geleid
heeft tot de standpuntbepaling in het advies; 3) duidelijke weergave van het
standpunt van de adviesraad met vermelding van afwijkende meningen of
minderheidsstandpunten.
Beantwoorden van adviezen.
Het gemeentebestuur zal binnen een termijn van zes weken te rekenen vanaf de
datum dat het advies bij het gemeentebestuur toekwam een schriftelijk
gemotiveerd antwoord op het advies bezorgen aan de erkende culturele raad.
Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het
gemeentebestuur binnen de zes weken een antwoord bezorgen met melding van de
procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum
waarop definitief antwoord aan de culturele raad zal bezorgd worden.
Ondersteuning.
Er is administratieve en logistieke ondersteuning door de gemeentelijke
diensten. Ook wordt er een ambtenaar ter beschikking gesteld voor het bijwonen
van de vergaderingen van de culturele raad en het waarnemen van de
secretariaatswerkzaamheden.
Op de gemeentelijke begroting is er een budget voorzien voor de financiering van
de werking van de culturele raad. Deze begroting wordt jaarlijks herzien door
het college van burgemeester en schepenen.
De culturele raad is eigenaar van een zichtrekening
068-2304396-91 bij Dexia Bank NV op naam van “Culturele raad Moerbeke”,
sinds 13-03-2003. Gemachtigden zijn voorzitter en ondervoorzitter van de
culturele raad tot een bedrag van 600 Euro.
Boven dit bedrag zijn handtekeningen van beiden vereist. Eén maal per jaar dient
het kasverslag te worden voorgelegd
aan de algemene vergadering.
Samenstelling en werking (rekening houdend met het decreet
lokaal cultuurbeleid van 10 juli 2001).
Artikel 1.
Het nieuwe decreet, van kracht sedert 1 januari 2002, schrijft voor het
adviesorgaan als volgt samen te stellen:
1) Afgevaardigden van private en publieke culturele organisaties, verenigingen
en instellingen die een actieve werking kunnen
aantonen binnen het grondgebied van de gemeente.
2) Personen die door de gemeenteraad worden aangewezen.
3) Personen die door de leden van de cultuurraad worden gecoöpteerd.
De verenigingen of personen melden hun interesse schriftelijk aan het
adviesorgaan, die de kandidaten al dan niet opnemen in de cultuurraad. De
kandidaat nieuwe verenigingen worden medegedeeld aan het college van
burgemeester en schepenen.. Het ledenaantal (inclusief voorzitter) mag 15 niet
overschrijden. De bibliothecaris wordt bij decreet toegevoegd aan het
adviesorgaan.
Mandatarissen worden bij decreet uitgesloten. De schepen van cultuur mag de
vergadering steeds bijwonen als waarnemer.
Artikel 2.
De culturele raad kan derden ad hoc uitnodigen op één of meerdere vergaderingen.
Artikel 3.
De vergaderingen zijn niet openbaar ten einde de leden de grootste vrijheid te
geven om punten te bespreken. Openbaarheid van de adviezen kan alleen via de
gemeenteraad en op basis van het goedgekeurde verslag.
Artikel 4.
Het adviesorgaan kiest zelf de voorzitter. Eventuele kandidaten delen dit
schriftelijk mede bij het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 5.
De deelnemende verenigingen duiden zelf hun vertegenwoordiger aan.
Tegelijkertijd wordt ook de plaatsvervanger kenbaar gemaakt. De
vertegenwoordiger zal bij afwezigheid zelf zijn vervanger afvaardigen.
Artikel 6.
De adviesraad zal op aanvraag van de voorzitter zes maal per jaar samenkomen om
informatie uit te wisselen en overleg te plegen. Wanneer de voorzitter weigert
een vergadering bijeen te roepen, dan kunnen minstens 1/3 van de leden
schriftelijk een vergadering aan het gemeentebestuur aanvragen. De agenda wordt
idealiter meegestuurd met de uitnodiging; leden kunnen evenwel ter zitting
bijkomende punten ter bespreking vragen, desnoods op de agenda van de volgende
vergadering laten plaatsen. Minimaal zal een culturele en activiteitenkalender
worden samengesteld die tweemaandelijks zal verschijnen.
Artikel 7.
Regels over vervallen lidmaatschap van de stemgerechtigden van de raad.
Bij drie achtereenvolgende afwezigheden en/of verontschuldigingen van een
gecoöpteerd persoon, vervalt zijn mandaat.
Bij drie achtereenvolgende afwezigheden en/of verontschuldiging van een
vereniging zal deze worden aangeschreven met de vraag een nieuwe afgevaardigde
aan te duiden.
Na opnieuw drie achtereenvolgende afwezigheden en/of verontschuldigingen, zal de
vereniging bij de volgende vergadering ontslagen worden uit de raad.
Artikel 8.
Alle zetelende leden van de culturele raad worden minstens tien dagen op
voorhand uitgenodigd op de volgende vergadering.
Artikel 9.
Verslag van elke vergadering zal samen met volgende uitnodiging meegestuurd
worden naar alle zetelende leden en ter goedkeuring voorgelegd op de
eerstvolgende vergadering van de culturele raad. Het verslag moet minimaal de
aanwezigen vermelden (aanwezig, verontschuldigd, afwezig). Het goedgekeurde
verslag wordt ook aan de gemeenteraadsleden bezorgd.
Artikel 10.
Elk zetelend lid heeft het recht voorstellen te doen i.v.m. dit huishoudelijk
reglement. Deze zullen naarmate de noodwendigheid met meerderheid tegen
minderheid worden aangenomen en toegepast.