Verplichte documenten en bijlages

Afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert, zijn extra documenten verplicht. Hier vind je een overzicht van documenten die de gemeente Moerbeke kan vragen, afhankelijk van het type evenement dat je organiseert.

Deze documenten kan je extra toevoegen aan de online evnementenaanvraag bij de "drag & drop-zone" op de eerste pagina. Als je deze documenten niet meestuurt, kan de gemeente later vragen om deze door te sturen.

Verplicht

Situatieplan

Een situatieplan is een grondplan van de evenementenlocatie met informatie over de indeling van het gebouw. Bv. in- en uitgangen, podium, bar, brandkraan,..
De brandweer, politie en noodplanningsambtenaar kunnen op basis van dit plan de veiligheid van de evenementenlocatie inschatten en advies geven over veiligheidsmaatregelen.

Je moet verplicht een situatieplan toevoegen voor evenementen op privédomein dat niet oorspronkelijk bedoeld is als evenementenlocatie. Bv. weide, loods,...

Signalisatieplan (parcours of route)

Op het signalisatieplan staat aangeduid waar je pijltjes of wegwijzers plaatst om een route of omleiding aan te duiden.
Een signalisatieplan is verplicht als je een route organiseert op de openbare weg of een omleiding nodig is voor je evenement.

Lijst signaalgevers (parcours of route)

Op de lijst van signaalgevers staan alle personen die tijdens het evenement langs de route staan om deelnemers de weg te wijzen.
Deze lijst moet ten laatste 1 maand voor de aanvang van het evenement doorgestuurd worden.

Gebruik signalisatiemateriaal (parcours of route)

Bij het signalisatieplan voeg je ook een voorbeeld door van het signalisatiemateriaal. Zo kunnen politie en brandweer de bewegwijzering van jouw evenement makkelijk herkennen.
Je moet verplicht de contactgegevens van je organisatie vermelden op het signalisatiemateriaal.

Optioneel

Onderstaande documenten kan je meesturen via de "drag & drop-zone" op de eerste pagina als ze van toepassing zijn voor jouw evenement.

Huishoudelijk reglement

De meeste evenement- en feestlocaties hebben een eigen huishoudelijk reglement, bezoekers moeten dit reglement naleven.

Geen huishoudelijk reglement? Je kan zelf een huishoudelijk reglement opmaken met enkele basisregels voor jouw evenementlocatie. Bv. afval sorteren, rookverbod,...

Afvalplan

In een afvalplan staat hoe je afval zal verwerken en afvoeren van bezoekers, catering en op- en afbouw. Bv. inzamelmethode, afspraken met standhouders,..

Bewakingsovereenkomst

Een bewakingsovereenkomst is een contract tussen de organisator en een private bewakings- of securityfirma.

Je moet enkel een bewakingsovereenkomst toevoegen aan je evenementenaanvraag als je security inzet op je evenement.

Veiligheidsplan

Organiseer je een groot evenement? Dien zeker een veiligheidsplan in. In dit plan staan alle maatregelen die je treft om het evenement veilig te laten verlopen.

Je bent als organisator verplicht om alle gekende risico's te melden in de evenementenaanvraag. Risico's die niet gemeld worden, zijn de verantwoordelijkheid van de organisator.

Catering

Catering op je evenement? Zorg ervoor dat de standhouders in orde zijn met de wetgeving.

Foodtrucks moeten beschikken over geldige keuringsattesten voor gas- en of elektriciteit. Je moet deze attesten meesturen met de evenementenaanvraag.

Drones

Als je drones wilt gebruiken op je evenement, bijvoorbeeld voor een after movie, moet je toelating aanvragen bij het Directoraat-Generaal Luchtvaart. Je moet deze toelating toevoegen aan je evenementenaanvraag.