Als je een wielerwedstrijd wil organiseren, moet je minstens 14 weken voor het plaatsvinden van de activiteit, toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Meer info rond de organisatie vind je in het infoboekje van Cycling Vlaanderen.
Je moet de aanvraag voor een wielerwedstrijd minstens 14 weken op voorhand online indienen via het Eagle-platform. Let op, bij je aanvraag moet steeds het aanvraagformulier vergunning wielerwedstrijd van Cycling Vlaanderen worden toegevoegd. Voeg ook een duidelijk en overzichtelijk plan van het parcours toe.
Je aanvraag wordt doorgestuurd naar de gemeentelijke diensten voor advies en controle.
Ten laatste 8 weken voor de wedstrijd moet je een bewijs van verzekering voorleggen aan elke bevoegde burgemeester.
Let op, het gebruik van gemeentelijke materialen (nadar, verkeersborden, preventiekar, …) dient apart aangevraagd te worden.
Dossier opvolgen? Je kan een account aanmaken op het Eagle-platform om je dossier op te volgen. Via dit account kan je de voortgang van het dossier en de behandelstatus bekijken.
Hieronder vind je het tijdsschema voor een aanvraag, waarbij “D” staat voor dag van de wedstrijd.
D-14 weken: aanvraag organisator
D-12 weken: aanvraag toelating door de referentieburgemeester aan de wegbeheerder voor gebruik gewestwegen en advies aan de provinciale commissie voor dringende geneeskundige hulpverlening
D-8 weken: antwoord van de betrokken wegbeheerder tot gebruik van gewestwegen aan de betrokken burgemeesters en advies provinciale commissie voor dringende geneeskundige hulpverlening aan de referentieburgemeester en aan de burgemeester van start
D-8 weken: bewijs van verzekering door organisator aan elke burgemeester
D-6 weken: definitief akkoord van elke burgemeester aan de organisator, eventueel onder voorwaarden
D-4 weken: coördinatievergadering (indien van toepassing)
De gemeentelijke diensten, waaronder politie, brandweer en milieudienst, bekijken de aanvraag en geven hun advies. Het college van burgemeester en schepenen houdt rekening met het advies van de verschillende diensten bij het nemen van hun beslissing.
Het college beslist uiteindelijk over de aanvraag en geeft al dan niet toestemming.
Je ontvangt een bevestiging met de beslissing, voorwaarden en adviezen. Je bent verplicht om de adviezen op te volgen. De politie en brandweer krijgen dezelfde bevestiging en informatie.
